如何让Office2010与2003文件互相兼容

来源:互联网 时间:2016-01-02

可能您已经开始使用全新的Office 2010,但身边其他的同事或朋友仍在使用早期的Office版本。关于文件格式,您需要了解哪些信息以便更好地与他们分享?

文档后缀中的“X”

新的Office Open XML格式为Office2007及Office2010系统程序提供了多种功能,并且可帮助您减少文件大小,提高文档安全性等。不过,这种格式与Office2003及更早版本的格式可不一样。

现在,对于文档、工作簿和演示文稿,默认的文件格式在结尾处有一个“x”,表示XML格式。例如,在Word中,文档现在默认保存为扩展名.docx,而不是.doc。

如果文件包含代码或宏,您必须使用启用了宏的新文件格式来保存它。对于Word文档,这将转换为.docm;对于Word模板,它是.dotm。

可正常打开并修改早期版本文档

您可以在Office2010中打开使用Office早期版本创建的文件,例如95到2007版本。在打开文件时,只需采用正常打开方式即可。

通过点击“文件”中的“信息”,可以查看当前正处于“兼容模式”状态。该模式下某些新特性及功能无法正常使用,可点击“转换”按钮转换成Office2010的格式后,正常使用这些功能。

注意:另存为

在2010版本中对该文件处理完毕后,您可能要保存该文件。默认情况下,“另存为”对话框会将使用早期版本创建的文件保存为该相同的版本。也可以每次手动选择保存为“97-2003格式”,或配置“文件”中的“选项”,修改“保存”中默认保存类型。下图为修改后的Word2010默认保存类型。

什么是“兼容性检查”?

将全新创建的文件另存为以前的版本时,兼容性检查器将让您知道任何可能被禁用或尽可能紧密匹配的2010功能。

比如,下图便是提醒用户在Office2010中创建的SmartArt图形,将转换为在早期版本的Word中不可编辑的单个对象。

兼容性检查

兼容性检查器会自动运行。如果想知道文档中是否存在与早期版本不兼容的功能,也可以手动运行兼容性检查器。单击“文件”,指向“检查问题”,然后单击“检查兼容性”。

使用Office2003的用户如何打开新格式文档?

拥有Word、Excel或PowerPoint2000到2003版本以及最新的修补程序和Service Pack的同事可以打开您的2007或2010文件。当他们单击您的文档时,将询问他们是否要下载允许打开该文档的转换器。

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