编辑word文档的几个值得注意的不好习惯

来源:互联网 时间:2016-01-02

1、使用空格键完成缩进

对于中文输入,典型的格式使每段的开始空出两个汉字的距离,许多初学者,往往是用空格键来完成汉字的缩进,这是不正确的。因为对于不同的字体,其空 格宽度也不尽相同很难使用固定的空格来实现正好两个汉字的缩进。另外在进行增删文字之后也极易造成所近距离得混乱。应该使用拖动缩进标志的方法来实现文字 的缩进,按着alt键的同时拖动可以实现缩进距离的微调。当然最好的方法还是使用word 2000样式列表中的“正文(首行缩进两字)”样式。

也可以使用Tab键自动缩写两字。

2、添加空格进行对齐

要谨慎使用空格进行文字的对齐,特别是对一些居中放置或者是*右放置的文字,不要在文字前按下一大堆空格来使文字达到的效果,应该使用制表位及右对齐、居中等工具按钮,这样才能在你对文字进行增删操作时,文字的位置也发生相应变化,确保始终处于对齐位置。

3、用回车键换行

不要在一行中任意按下回车键,回车键仅仅用于结束一个段落。当你连续输入是,文字会按照设定的页面自动换行,即使在行末按回车键也不妥,在修改文档时也很容易造成右边文字的参差不起。如果只不过是想换行,可以使用软回车“shift+enter”。

4、连续按回车换页

如果希望将某段文字放置在下一页,不要连续按下回车键以开始新的一页,应使用word“插入分页符”功能,在准备作为下一页的位置按下 “ctrl+enter”。这样才能保证该文字始终处于新页面的第一行,否则当你更改前面的文字时,会影响该文字的起始位置。正确使用回车键和空格键,就 能有效避免排版弊端,否则只能给自己添乱。

若文档出现乱码或者提示有宏病毒,可以改为rtf文件,因为里面只包括文字和图片。

5.写Word文档前,注意先保存文件。

6.保存文件时,文件名要规范,能够准确概括和描述文件内容。一般word保存文件时,截取第一行前2个字为默认文件名,或者随手打一串字母做文件名。时间长了容易遗忘,查找麻烦。(千万不要懒省事,随手打一串字母或数字做文件名)

7.保存文件路径要规范,文件树结构要层次清楚,以查找方便。

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6,7 两点是我个人的体会,也是我目前最大的毛病。

用电脑习惯跟人的作风有很大关系,习惯卫生的人,总是把身边的每一件物品拜访整齐,懒人连被子都不会叠。

还有人的习惯是强制性养成的,越懒越懒,越勤快就越勤快。

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