Excel 快速汇总求和技巧

来源:互联网 时间:2016-01-03

Excel 以其强大的计算功能为我们处理工作表中的数据提供了极大的方便。笔者在使用Excel 汇总报表数据时发现,在建立和复制求和公式时仅用鼠标辅以个别符号键即可快捷地建立和复制公式,大大地提高工作效率。现以附表为例介绍如下:

⒈在表内建立求和公式

如果要将单元格B2至B5的数据之和填入单元格B6中,操作如下:

先选定单元格B6,双击编辑栏中的“=”,再双击【常用】工具栏中的求和符号“∑” ;接着用鼠标单击单元格B2并一直拖拽至B5,选中整个B2_B5区域,这时在编辑栏和B6中可以看到公式“=sum(B2:B5)” ,单击编辑栏中的“√” (或按Enter键)确认,公式即建立完毕 。此时如果在B2到B5的单元格中任意输入数据,它们的和立刻就会显示在单元格B6中。

同样地,如果要将单元格B2至D2的数据之和填入单元格E2中,也是采用类似的操作,但横向操作时要注意:对建立公式的单元格(该例中的E2)一定要在【单元格格式】对话框中的【水平对齐】中选择“常规”方式 , 这样在单元格内显示的公式不会影响到旁边的单元格。

如果还要将C2至C5、D2至D5、E2至E5的数据之和分别填入C6、D6和E6中,则可以采取简捷的方法将公式复制到C6、D6和E6中:先选取已建立了公式的单元格B6,单击【常用】工具栏中的【复制】图标,再选中C6到E6这一区域,单击【粘贴】图标即可将B6中已建立的公式相对引用复制到C6、D6和E6中。

假如要将单元格B2,C5和D4中的数据之和填入E6中,操作如下:

先选定单元格E6,双击编辑栏中的“=”, 再双击【常用】工具栏中 的求和符号“∑” ; 接着单击单元格B2,键入逗号“,” ,又单击C5,键入“,” ,再单击D4,这时在编辑栏和E6中可以看到公式“=sum(B2,C5,D4)” 确认后公式即建立完毕。

⒉在表间建立求和公式

例3 假设有n张与附表格式相同的表,如果要把这些表相同位置单元格(例如B2)的数据全部汇总,将其结果填入另一同样格式表的B2中,操作如下:

先选定汇总表的单元格B2,双击编辑栏中的“=”, 再双击【常用】工具栏中的求和符号“∑” ;接着单击表1的标签,按住Shift健不放,再单击表n的标签(注意:被汇总的各表应包括在表1和表n的位置之间),松开Shift健后单击单元格B2,这时在编辑栏中可以看到公式“=sum(’表1:表n ’!B2)” ,确认后公式即建立完毕。

如果要将表1到表n各对应单元格的数据全部汇总到汇总表的对应单元格中去,则可以用类似于例1的方法,一次性选定汇总表的B2到E6的整个矩形区域,将原已在单元格B2中建立的公式复制过来。

例4 假如要将几个格式不尽相同的表中数据(例如表1的B3,表2的C5,表3的D3,表4的E4……)汇总到另一个表的单元格B2中,操作如下:

先选定汇总表的单元格B2,双击编辑栏中的“=”, 再双击【常用】工具栏中的求和符号“∑” ;接着单击表1的标签,再单击它的单元格B3,键入“,” ,然后单击表2的标签和它的单元格C5, 键入“,”……依此类推,将各表的标签和单元格一一选定,最后一表的单元格后不键入“,” , 这时出现在编辑栏中的公式是:“=sum(表1!B3,表2!C5,表3!D3,表4!E4……)” ,确认后公式即建立完毕。

为稳妥起见,每建立一个公式后都可任意输入一些数据检验公式的建立是否正确。

以上几个例子中,例1和例3类型的数据求和、汇总方式较为普遍,特别是例3,在企事业单位中更为常见,掌握它们建立和复制公式的方法是十分有用的。

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