巧用Outlook模板简化邮件创建

来源:互联网 时间:2016-01-03

在日常办公中,用户可能经常需要发送一些内容格式相同的邮件,如果每次发送此类邮件时都要重新设置邮件格式,显然很浪费时间,然而通过使用Outlook邮件模板,可以帮助用户从重复劳动中解脱出来,轻轻松松创建特定邮件。

例如,公司要求各员工,每月都要以电子邮件的形式,向部门经理提交工作汇总报告,邮件正文使用格式固定的表格,邮件的收件人为本部门经理,而“主题”为“年 月 工作汇总”字样。要为该类邮件创建模板,具体操作步骤如下。

(1)在Outlook 2007中,创建新邮件,并按要求设计好邮件正文中的表格,填写好“收件人”地址和“主题”,如图1所示。

图1 创建的新邮件

(2)单击【Office按钮】,在随即打开的下拉菜单中,执行【另存为】|【另存为】命令,如图2所示。

图2 执行【另存为】|【另存为】命令

(3)在打开的“另存为”对话框的“保存类型”下拉列表框中选择“Outlook模板”,如图3所示。

图3 保存为“Outlook模板”类型

(4)单击【保存】按钮,关闭对话框,邮件模板创建完成。

(5)在邮件模板中填入具体的工作汇报内容,最后单击【发送】按钮即可。若不需要发送邮件,可以直接关闭新邮件窗口,而不必保存。

当下次创建该类邮件时,在Outlook常用工具栏中,单击【新建】按钮右侧的下三角按钮,在随即打开的下拉列表中执行【选择窗体】命令,在打开的“选择窗体”对话框的“查找”下拉列表框中选择“文件系统中的用户模板”,然后在下方的列表框中选中需要使用的模板,如图4所示。最后单击【打开】按钮,即可基于该模板创建新的邮件,所有格式已经设置好,用户只需根据需要填写具体的邮件内容即可。

图4 选择窗体

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