Outlook2003设置电子邮件模板

来源:互联网 时间:2016-01-03

设置电子邮件模板

    在Outlook2003 中,可以创建模板,使之包含要重复发送给不同收件人的文本。您可以撰写一封邮件并将其保存为模板,然后在需要时使用该模板。然后只需在发送邮件前,加入新的或因人而异的文本即可。

感谢信

    每次遇到潜在客户时,您需要发送跟进电子邮件,感谢他们花费时间并为他们提供有关您公司的其他信息。因为您要向每个客户发送该邮件,所以将它做成 Outlook 模板是个不错的主意。

    要点 如果使用 Microsoft Office Word 作为电子邮件编辑器,则无法创建 Outlook 模板。要确保所使用的电子邮件编辑器不是 Word,请执行下列步骤:

  1. 在 Outlook 的“工具”菜单上,单击“选项”,然后单击“邮件格式”选项卡。
  2. 清除“使用 Microsoft Office Word 2003 编辑电子邮件”旁边的复选框。
  3. 单击“应用”,然后单击“确定”。

创建邮件模板

  1. 在 Outlook 的“文件”菜单上,指向“新建”,然后单击“邮件”。

注释 还可以通过单击“常用”工具栏上的“新建邮件”按钮 开启新的邮件。

  1. 在新邮件打开后,请为它输入合适的主题并撰写内容。请留下足够空间,以便在将邮件发送给特定收件人时添加因人而异的信息。
  2. 在“文件”菜单上,单击“另存为”。
  3. 在“保存类型”列表中,选择“Outlook模板”,然后单击“保存”
  4. 关闭用于创建模板的邮件。如果系统提示您保存邮件,请单击“否”。

现在,既然您已经创建好了电子邮件模板,因此可以将 Word 恢复为邮件编辑器了:

  1. 在“工具”菜单上,单击“选项”,然后单击“邮件格式”选项卡。
  2. 选中“使用 Microsoft Office Word2003 编辑电子邮件”旁边的复选框。
  3. 单击“应用”,然后单击“确定”。

准备邮件

设置了邮件模板之后,现在您可以向潜在客户发送跟进邮件了。该模板中已经包含了您需要传达的大部分信息,因此,您只需添加当时的数据和因人而异的评论,然后就可以在“收件人”行中添加电子邮件地址并发送邮件了。

使用模板发送邮件

  1. 从“收件箱”中,单击“工具”菜单,单击“窗体”,然后单击“选择窗体”。
  2. 单击“查找”框,然后从下拉列表中选择“文件系统中的用户模板”。
  3. 选择您的模板,然后单击“打开”。
  4. 根据需要,在邮件中添加环境特定信息,向“收件人”行中添加收件人的电子邮件地址,然后单击“发送”。

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